Fire konkrete elementer som gjør meldingen til ventelistegjesten tydelig
En praktisk gjennomgang av hvilke fire elementer en melding til ventelistegjester bør inneholde - tidspunkt, antall plasser, en frist knyttet til handling og en svarmåte gjesten kan bruke med ett ord eller ett klikk - med konkrete eksempler på formuleringer som fungerer og formuleringer som skaper unødvendig usikkerhet.
Hva meldingen faktisk må svare på
En melding til en ventelistegjest skal svare på fire spørsmål uten at gjesten må lese mellom linjene: Når er bordet ledig? Hvor mange plasser gjelder det? Hvor lenge har gjesten til å svare? Og hvordan svarer de? Mangler ett av disse punktene, oppstår det ofte en oppfølgingsmelding som kunne vært unngått.
Mange meldinger er skrevet som en nyhet om at noe har blitt ledig, ikke som en forespørsel som krever handling. Det gjør at gjesten leser meldingen, blir glad, men ikke nødvendigvis forstår at de må svare innen en bestemt tid for å få bordet. Strukturen bør alltid tvinge frem et svar, ikke bare informere.
Tidspunkt og antall plasser uten tolkningsrom
Skriv tidspunktet som en konkret kombinasjon av dato, klokkeslett og varighet dersom det er relevant, for eksempel 'i kveld klokken 19:30' eller 'lørdag 14. juni klokken 20:00'. Unngå formuleringer som 'et bord har blitt ledig' uten å si når - gjesten kan ikke vurdere om tidspunktet passer før dette er presisert tydelig.
Antall plasser bør stå som et tall, ikke som en beskrivelse av bordet. 'Vi har et bord for 4 personer' er klarere enn 'et fint bord ved vinduet'. Hvis gjesten opprinnelig ønsket seg plass til seks, men bordet som er ledig har fire, bør det stå eksplisitt, slik at gjesten selv kan avgjøre om det fungerer.
Frist som er koblet til en handling, ikke bare et klokkeslett
En frist uten konsekvens oppleves som valgfri. 'Svar innen kl. 18:00' sier ikke hva som skjer etterpå. Det fungerer bedre å skrive hva konsekvensen er, for eksempel 'Svar innen kl. 18:00 i kveld, ellers går bordet videre til neste gjest på listen' - dersom det er slik restauranten faktisk håndterer uteblitte svar. Da vet gjesten nøyaktig hva som står på spill.
Hvor lang frist som er rimelig, avhenger av hvor nær bordet faktisk er ledig - bør fristen være kortere når bordet frigjøres om få minutter, og lengre når det gjelder samme kveld eller en annen dag? Fristen bør uansett formuleres som et konkret klokkeslett, ikke som 'snarest' eller 'så fort som mulig', slik at gjesten ikke må gjette hva det betyr.
Gjør svaret enkelt å gi
Gjesten bør kunne svare med ett ord, som 'ja' eller 'nei', eller med et enkelt klikk. Lange forklaringer om hvordan de skal bekrefte skaper friksjon nettopp når tiden er knapp. Noen restauranter sender en lenke gjesten kan bruke uten å opprette konto, slik at bekreftelsen skjer direkte uten at gjesten må svare med egne ord.
I TableBooking kan restauranten opprette en bookinglenke som gjesten bruker for å bekrefte eller avslå tilbudet, uten å opprette konto. Svaret vises i dashboardet sammen med øvrige bookinger, bord og gjester, slik at personalet finner oversikten på ett sted. Dette fjerner behovet for at gjesten selv formulerer et svar i tekstform.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis