Bookingrutiner for udeservering: vejrforbehold, alternative borde og god kommunikation
En praktisk gennemgang af, hvordan restauranten kan formulere vejrforbehold i bookingteksten, planlægge alternative borde indendørs, der spejler udeserveringen, vurdere hvornår og hvordan gæsten bør informeres, og sikre at personalet har et opdateret overblik, før servicen starter.
Vejrforbeholdet starter i bookingteksten, ikke ved bordet
Mange restauranter tager først stilling til vejret, når gæsten allerede står ved indgangen. Et vejrforbehold fungerer bedre, når det står skrevet i bookingbekræftelsen fra første stund, med en konkret sætning om, at udeserveringen er afhængig af vejret, og at restauranten kan flytte bordet indendørs ved behov. Vage formuleringer som «vi tager forbehold for vejret» skaber mere usikkerhed, end de løser.
Restauranten bør fastlægge et fast tidspunkt for, hvornår vejrbeslutningen tages, og hvem der har ansvaret for at tjekke vejrudsigten og beslutte. Hvor lang tid før første seating bør beslutningen foreligge? Uden et afklaret tidspunkt bliver afgørelsen ofte taget for sent, gerne lige før gæsterne ankommer, hvilket giver personalet kort tid til at forberede alternativet og informere dem, der allerede er varslet.
Alternative pladser: spejl udeserveringen indendørs
Alternative pladser fungerer bedst, når hvert udeservering-bord har et defineret indendørs modstykke med samme eller lignende kapacitet. Et bord til fire udenfor bør have et konkret bord til fire indenfor, der er reserveret netop til dette formål, ikke blot en generel plads i lokalet. Uden denne kortlægning ender flytningen ofte som improvisation midt i en fuldt booket aften.
Referencebilleder af bordene gør overgangen lettere for personalet, som ikke skal lede efter det rigtige bord, når flere skal flyttes samtidig. I TableBooking kan hvert bord have et referencebillede, og dashboardet viser bookinger, gæster og bordkort, så personalet kan se overblikket, før servicen starter, i stedet for at improvisere, når gæsterne allerede står i døren.
Kommunikation med gæsten: tre tidspunkter, ikke ét
Kommunikation om vejret fungerer bedst fordelt på tre tidspunkter i stedet for én advarsel. Ved selve bookingen informeres gæsten om, at udeserveringen er vejrafhængig. Dagen før sendes en kort påmindelse, hvis vejrudsigten er usikker. På selve dagen, efter at beslutningen er taget, sendes en konkret besked om, hvor gæsten faktisk skal sidde, ikke blot en generel advarsel om, at noget kan ændre sig.
Beskeden bør give gæsten et reelt valg, hvor det er muligt, ikke blot informere om en ændring, restauranten allerede har besluttet. En formulering, der spørger, om gæsten foretrækker et indendørs bord samme aften eller vil overveje en ny dato, opleves anderledes end en besked, der kun siger, at udeserveringen er lukket. Tonen bør være direkte og venlig, uden at love mere, end restauranten kan holde.
Hvad personalet bør vide, før servicen starter
Før servicen starter, bør personalet have fået en kort mundtlig gennemgang af dagens vejrafgørelse: hvilke borde der er flyttet indendørs, hvor mange gæster det gælder, og om nogle af dem allerede er informeret. Uden denne gennemgang ender den første gæst, der spørger om sit bord, ofte med at få et usikkert svar, hvilket skaber unødvendig forvirring lige ved indgangen.
Det bør også være afklaret, hvem der tager imod gæster med spørgsmål om vejret, og hvem der følger op på dem, der ikke har svaret på beskeden fra tidligere på dagen. Et kort fælles tjek lige før dørene åbner, hvor bordkort og gæsteliste stemmer med den faktiske vejrafgørelse, gør, at personalet møder aftenen med samme information i stedet for at opdage afvigelser under servicen.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis