Sådan undgår restauranten unødvendig frem og tilbage i gruppebookinger
En praktisk model for gruppebookinger, der reducerer antallet af beskeder frem og tilbage: hvordan restauranten udpeger én kontaktperson tidligt, overvejer en bekræftelsesfrist tilpasset gruppestørrelsen, samler menuvalg i én runde, og har en fast rutine for ændringer, der kommer ind før besøget.
Én kontaktperson lukker de fleste runder
Mange gruppebookinger glider ud af kontrol, fordi flere personer fra samme selskab tager kontakt separat - én spørger om allergier, en anden om pris, en tredje ændrer antallet uden at de andre ved det. Resultatet er, at personalet må stykke information sammen fra flere tråde, og det bliver uklart, hvilken version der faktisk gælder, når aftenen nærmer sig.
Løsningen er at bede om én navngiven kontaktperson allerede ved første henvendelse og gøre det tydeligt, at al videre kommunikation går gennem denne person. Det betyder ikke, at andre i gruppen ikke kan stille spørgsmål, men at bekræftelser, frister og ændringer altid registreres via samme kanal, så restauranten har én opdateret version at forholde sig til.
En bekræftelsesfrist restauranten selv sætter
En fast frist, der gælder ens for alle gruppestørrelser - eksempelvis «bekræft senest to dage før» - fanger ikke, at små og store grupper kræver forskellig forberedelsestid. Restauranten bør derfor overveje, om fristen skal skaleres med antallet af gæster, og selv fastsætte, hvor grænserne sættes, for eksempel om grupper over ti eller tyve personer bør have en tidligere frist end mindre selskaber.
Når fristen passerer uden svar, bør restauranten have besluttet i forvejen, hvad der skal gælde i stedet for at tage en vurdering hver gang. Et alternativ er, at det senest bekræftede antal bliver gældende, og at ekstra stole eller portioner udover dette ikke kan garanteres - men dette er noget restauranten selv skal afgøre og formidle til kontaktpersonen ved bookingtidspunktet, ikke først når fristen nærmer sig.
Menuvalg samlet i én runde
Menuvalg, der kommer ind stykkevis - én gæst melder allergi mandag, en anden ønsker vegetarisk torsdag, en tredje ændrer mening dagen før - giver køkkenet et ustabilt grundlag at planlægge fra. Bed i stedet kontaktpersonen om at samle alle valg og særlige behov i én oversigt, og sæt en dato for, hvornår denne oversigt skal være komplet, gerne samtidig med bekræftelsesfristen for antal gæster.
Restauranten kan gøre det nemmere for kontaktpersonen at samle svarene ved at dele et bookinglink fra TableBooking, som gruppen bruger uden at oprette konto, hvor menu- og praktisk information ligger tilgængeligt ét sted. Det reducerer behovet for, at kontaktpersonen manuelt skal videresende information til alle i gruppen, før de kan give deres svar.
En fast rutine for ændringer før besøget
Selv med en tydelig frist vil nogle ændringer komme ind efterfølgende - en gæst melder afbud, eller antallet justeres med et par personer. Hav en fast rutine for, hvordan sådanne ændringer håndteres: hvem der tager imod dem, hvilket tidsvindue der stadig tillader justering uden ekstra omkostning, og fra hvilket tidspunkt ændringer betragtes som information frem for noget køkkenet fuldt ud kan følge.
Når fristen er passeret, og ændringen alligevel skal gennemføres, bør informationen gå direkte til de ansvarlige for bord og køkken samme dag og ikke blive liggende i en tråd med kontaktpersonen. En kort intern besked om nyt antal eller justeret menuvalg, sendt til den rette person i personalet, forhindrer, at gruppen ankommer til et opsætning, der ikke stemmer med det, der faktisk blev aftalt senest.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis