Seks elementer i bookingbekræftelsen - og rækkefølgen der fjerner tvivl
En konkret prioritering af hvad der bør stå i bookingbekræftelsen og i hvilken rækkefølge: tidspunkt, antal, adresse, ændringsmulighed, praktisk information og menulink - forklaret med begrundelsen for hvert skridt og eksempler på formuleringer der fungerer.
Hvorfor rækkefølgen i bekræftelsen betyder lige så meget som indholdet
Mange bookingbekræftelser skrives ud fra restaurantens interne logik: først bordnummer, derefter kontaktinformation, og til sidst tidspunktet gæsten skal møde op. Gæsten læser bekræftelsen med et helt andet blik. Hun vil hurtigt bekræfte, at hun har booket rigtig aften, rigtigt antal og rigtigt sted - før hun bekymrer sig om noget andet i teksten.
Når rækkefølgen ikke følger denne læsemåde, opstår tvivl selv om informationen faktisk er korrekt. En gæst, der skal lede efter tidspunktet nederst i teksten, kan læse bekræftelsen to gange for at være sikker. Denne unødvendige friktion er let at fjerne ved at bygge bekræftelsen op omkring det, gæsten faktisk har brug for at vide - i den rækkefølge hun har brug for det.
Tidspunkt, antal og adresse: de tre første linjer
Tidspunktet bør stå først, skrevet med dato, klokkeslæt og ugedag - ikke bare '18:00' uden kontekst. En gæst, der booker uger i forvejen, husker sjældent, hvilken dag hun valgte. 'Lørdag den 14. juni kl. 18:00' fjerner al tvivl på et sekund, mens et bart klokkeslæt tvinger gæsten til at bladre tilbage i sin egen kalender for at bekræfte dagen.
Antallet af gæster bør følge lige efter, formuleret som en bekræftelse af det, gæsten selv har angivet: 'bord til 4 personer'. Adressen kommer som tredje element, særligt vigtigt for restauranter i bygninger med flere indgange eller navne, der kan forveksles med andre steder i samme gade. Disse tre linjer udgør kernen, gæsten faktisk læser bekræftelsen for at finde.
Ændringsmulighed og praktisk information: det gæsten har brug for, før hun kommer
Efter de tre første linjer bør bekræftelsen forklare, hvordan gæsten selv kan ændre eller afbestille bookingen, uden at skulle ringe til restauranten i åbningstiden. Et direkte link eller et tydeligt telefonnummer placeret her gør det muligt for gæsten selv at justere antal eller tidspunkt, hvis noget ændrer sig før besøget.
Praktisk information kommer derefter: parkering, om der er trapper op til lokalet, og dresscode hvis restauranten har en. Hvor længe bordet holdes ved forsinkelse, er noget hver restaurant selv bør afklare og skrive tydeligt i bekræftelsen. Denne information er ikke afgørende for, om gæsten finder derhen, men den kan forhindre unødvendige spørgsmål, før gæsten har sat sig ved bordet.
Menulinket: nyttigt, men aldrig det gæsten læser først
Menulinket hører hjemme nederst i bekræftelsen, ikke fordi det er uvigtigt, men fordi det svarer på et spørgsmål, gæsten stiller senere end de fem foregående punkter. Nogle gæster vil se menuen for at planlægge aftenen, men de gør det, efter at tidspunkt, antal og adresse er bekræftet - aldrig før.
TableBooking gør det muligt for restauranten at oprette et bookinglink, som gæster bruger uden at oprette en konto, uafhængigt af om bekræftelsen sendes fra restaurantens eget system. Menulinket kan tilføjes som sidste element i bekræftelsen, så det er tilgængeligt for gæster, der vil planlægge aftenen, uden at konkurrere med den information, gæsten faktisk har brug for for at finde derhen.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis