Høytidsbookinger: en operativ plan for kapasitet, meny og service
En operativ plan for hvordan restauranten kan forberede seg på julebord, julaften og nyttårsaften, med rutiner for kapasitet, menyinformasjon, sittetider, grupper, kommunikasjon og daglig kontroll i ukene før høytiden.
Sett kapasiteten dato for dato
Før bookingkalenderen åpnes for julebord, julaften og nyttårsaften, bør kapasiteten vurderes dato for dato i stedet for en felles grense for hele desember. Hvor mange bord og seter er realistisk for hver enkelt kveld, og tåler noen datoer flere turnus per bord, mens andre krever lengre sittetid fordi menyen har flere retter?
Det kan være nyttig å holde tilbake noen bord til walk-in gjester eller siste-liten forespørsler fra faste gjester. Hvor mange bord som skal reserveres til dette, bør avklares før høytiden starter og skrives ned, slik at den som har ansvar for service ikke må improvisere midt i en hektisk kveld.
Gjør menyinformasjon og kommunikasjon tydelig for gjestene
I høytiden bytter mange restauranter til en fast meny eller et bestemt antall retter, og denne informasjonen bør være tilgjengelig lenge før gjesten tar kontakt for å spørre. Hvor detaljert bør pris, antall retter, eventuelle tilleggsvalg og allergener beskrives, og hvor gjøres informasjonen lett å finne selv, slik at telefonen ikke fylles med de samme spørsmålene hver dag?
God kommunikasjon handler også om å avklare hvordan endringer i menyen eller åpningstider skal nå gjestene før de bestiller bord. Hvilken kanal bruker restauranten til dette, og hvem har ansvar for å oppdatere informasjonen når noe endres? Når svaret er tydelig internt, reduseres risikoen for at personalet må forklare det samme muntlig gjentatte ganger gjennom en hektisk kveld.
Sett realistiske sittetider og en tydelig gruppeplan
Høytidsmenyer tar ofte lengre tid å servere enn en vanlig à la carte-meny, og sittetidene bør vurderes ut fra dette i stedet for å gjenbruke standardoppsettet fra resten av året. Hvor mange turnus er realistisk per kveld, og hvor tydelig kommuniseres start- og sluttid til både gjester og kjøkken for hvert bord?
For grupper bør en frist for bekreftet gjesteantall og en fast kontaktperson avklares i god tid, slik at bordoppsett og eventuelle sammenslåtte bord kan planlegges uten stress nær kvelden. Hvor lang frist gir restauranten grupper for å bekrefte endelig antall, og hvem følger opp dersom svaret ikke kommer innen fristen?
Lag en daglig kontrollrutine frem mot høytiden
Det kan være nyttig å sette av litt tid hver dag i ukene før høytiden til å gå gjennom bookinger, gjesteantall og bordkart for kommende dager. Hvor mye tid er realistisk å bruke på dette daglig, og hvem har ansvar for å følge opp avvik som doble bookinger på samme bord eller ubekreftede grupper?
Restauranter kan opprette en bookinglenke som gjester bruker uten å opprette konto, og konfigurere åpningstider, kapasitet og bord i TableBooking. Dashboardet viser bookinger, gjester og bordkart, og bord kan ha et referansebilde som hjelper personalet å finne riktig bord under service. Løsningen har grensesnitt på norsk, svensk, dansk og engelsk, og oppstarten er gratis slik det er beskrevet på prissiden.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis