Højtidsbookinger: en operationel plan for kapacitet, menu og service
En operationel plan for, hvordan restauranten kan forberede sig på julebord, juleaften og nytårsaften, med rutiner for kapacitet, menuinformation, sidetider, grupper, kommunikation og daglig kontrol i ugerne op til højtiden.
Fastlæg kapaciteten dato for dato
Før bookingkalenderen åbnes for julebord, juleaften og nytårsaften, bør kapaciteten vurderes dato for dato i stedet for en fælles grænse for hele december. Hvor mange borde og sæder er realistiske for hver enkelt aften, og kan nogle datoer klare flere turnus per bord, mens andre kræver længere sidetid, fordi menuen har flere retter?
Det kan være nyttigt at holde nogle borde tilbage til walk-in gæster eller sidste-øjebliks forespørgsler fra faste gæster. Hvor mange borde der skal reserveres til dette, bør aftales før højtiden starter og skrives ned, så den der har ansvar for servicen ikke skal improvisere midt i en hektisk aften.
Gør menuinformation og kommunikation tydelig for gæsterne
I højtiden skifter mange restauranter til en fast menu eller et bestemt antal retter, og denne information bør være tilgængelig længe før gæsten kontakter restauranten for at spørge. Hvor detaljeret bør pris, antal retter, eventuelle tilkøb og allergener beskrives, og hvor gøres informationen let at finde selv, så telefonen ikke fyldes med de samme spørgsmål hver dag?
God kommunikation handler også om at afklare, hvordan ændringer i menuen eller åbningstiderne skal nå gæsterne, før de bestiller bord. Hvilken kanal bruger restauranten til dette, og hvem har ansvar for at opdatere informationen, når noget ændres? Når svaret er tydeligt internt, mindskes risikoen for at personalet skal forklare det samme mundtligt gentagne gange i løbet af en hektisk aften.
Fastsæt realistiske sidetider og en tydelig gruppeplan
Højtidsmenuer tager ofte længere tid at servere end en almindelig à la carte-menu, og sidetiderne bør vurderes ud fra dette i stedet for at genbruge standardopsætningen fra resten af året. Hvor mange turnus er realistiske per aften, og hvor tydeligt kommunikeres start- og sluttid til både gæster og køkken for hvert bord?
For grupper bør en frist for bekræftet gæsteantal og en fast kontaktperson afklares i god tid, så bordopsætning og eventuelle sammenlagte borde kan planlægges uden stress tæt på aftenen. Hvor lang frist giver restauranten grupper til at bekræfte det endelige antal, og hvem følger op, hvis svaret ikke kommer inden fristen?
Skab en daglig kontrolrutine op mod højtiden
Det kan være nyttigt at afsætte lidt tid hver dag i ugerne før højtiden til at gå igennem bookinger, gæsteantal og bordkort for de kommende dage. Hvor meget tid er realistisk at bruge på dette dagligt, og hvem har ansvar for at følge op på afvigelser som dobbeltbookinger på samme bord eller ubekræftede grupper?
Restauranter kan oprette et bookinglink, som gæster bruger uden at oprette en konto, og konfigurere åbningstider, kapacitet og borde i TableBooking. Dashboardet viser bookinger, gæster og bordkort, og borde kan have et referencebillede, der hjælper personalet med at finde det rigtige bord under servicen. Løsningen har grænseflade på norsk, svensk, dansk og engelsk, og opstarten er gratis, som beskrevet på prissiden.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis