Praktiske bookingrutiner for uteserveringen: vær, plan B og klar kommunikasjon
En praktisk gjennomgang av hvordan restauranten kan sette klare værforbehold i bookingen, forberede alternative plasser innendørs, kommunisere tidlig med gjesten, og sørge for at personalet vet hva de skal gjøre før service starter.
Værforbehold: hvordan sette rammene før gjesten booker
Uteservering er avhengig av vær, og gjesten bør vite dette allerede når bookingen bekreftes. Et enkelt værforbehold i bekreftelsen, med informasjon om at bordet kan bli flyttet innendørs ved dårlig vær, gir gjesten realistiske forventninger fra start. Det er langt bedre å nevne dette tidlig enn å forklare det i døren når gjesten allerede har planlagt en kveld ute.
Restauranten bør selv avklare når værbeslutningen tas i forhold til første seating, og hvem som har ansvar for å ta den. Er det praktisk å sette et fast klokkeslett, eller bør det vurderes løpende utover dagen? En tydelig ansvarsfordeling gjør at avgjørelsen bygger på faktisk værmelding, ikke på hvem som tilfeldigvis er tilgjengelig når gjestene nærmer seg.
Alternative plasser: en plan B som er klar før den trengs
Når uteserveringen må stenges, bør restauranten ha konkrete bord å flytte gjestene til, ikke bare en antagelse om at det 'finnes plass inne'. Sett opp alternative bord i bordkartet på forhånd, og vurder om kapasiteten innendørs faktisk kan ta imot de gjestene som er booket ute. Uten denne forberedelsen blir det fort krevende å håndtere situasjonen når regnet kommer.
Restauranten kan velge å sette av noen innendørs bord som reserve for uteserveringen i perioder med usikker værmelding, og frigi dem til vanlig booking når utsiktene er mer stabile. I TableBooking kan restauranten konfigurere kapasitet og bord for disse plassene, og dashboardet viser bookinger, gjester og bordkart samlet, slik at reservebordene er lette å følge med på gjennom dagen.
Kommunikasjon med gjesten: si det tidlig, si det enkelt
Når værbeslutningen er tatt, bør gjesten få beskjed så tidlig som mulig, ikke når de står utenfor døren. En kort melding med tydelig informasjon om at bordet er flyttet innendørs, eller at uteserveringen fortsatt gjelder, gir gjesten tid til å områ seg. Meldingen bør være kort og konkret, uten unnskyldninger eller lange forklaringer om værmeldingen.
Noen gjester ønsker uansett å sitte ute, selv om beslutningen er tatt om å flytte innendørs, og andre foretrekker inne selv i godt vær. Gi personalet et enkelt svar de kan bruke i disken, for eksempel at bordet kan justeres etter ankomst dersom det er ledig kapasitet. Da unngår man diskusjoner som tar tid fra resten av gjestene.
Hva personalet bør vite før service starter
Før service bør personalet få en kort oversikt over hvilke bookinger som er flyttet fra ute til inne, og hvilke bord som er i spill dersom vinden tar seg opp midt i kvelden. Et referansebilde av hvert bord i bordkartet gjør det raskere for nye eller innleide medarbeidere å finne riktig plass, særlig når uteserveringen er delt opp i flere seksjoner.
Personalet bør også vite hvem som har ansvar for å følge værutviklingen gjennom kvelden, og hvem som tar beslutningen dersom regnet kommer uten forvarsel midt i service. En kort huskeliste med rekkefølgen for hvilke bord som evakueres først, og hvor gjestene flyttes, gjør det enklere å holde overblikket når flere ting skjer samtidig.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis