Sjekklisten for de siste 20 minuttene før dørene åpner
En konkret sjekkliste for de siste 20 minuttene før service: grupper, allergier, bordønsker, forsinkelser og hvem som har ansvar for å bekrefte at alt er klart før gjestene kommer.
Derfor de siste 20 minuttene fortjener egen rutine
De siste 20 minuttene før dørene åpner er ofte den mest hektiske perioden på kjøkkenet og i baren. Bord skal dekkes, personalet skal briefes, og samtidig kommer beskjeder om endringer i reservasjonene. Uten en fast rutine for denne perioden er det lett at viktige avklaringer skjer i farten, eller ikke skjer i det hele tatt.
En sjekkliste for disse minuttene bør dekke fem områder: grupper, allergier, bordønsker, forsinkelser og hvem som har ansvar for hva. Hvor mye tid som settes av til hvert punkt, og om det deles i faste tidsblokker eller løses fortløpende, er noe hver restaurant bør avklare selv - ut fra egen bemanning og hvor mange bord som skal dekkes.
Sjekklisten: grupper, allergier, bordønsker og forsinkelser
Gå gjennom kveldens grupper og bordønsker: stemmer antall stoler med bordet som er satt, og er ønsker om vindusbord eller rolig hjørne notert på riktig bord i bordkartet? Er bord satt sammen for store selskaper faktisk klargjort, eller står de fortsatt som separate bord? Dette er punkter som er lette å bekrefte visuelt før gjestene kommer.
Sjekk om dagens allergimerkinger er kommunisert til kjøkkenet, ikke bare det som lå i systemet fra tidligere bookinger. Har noen gjester meldt forsinkelse, og er de aktuelle bordene merket slik at neste gjest ikke settes der for tidlig? Hvor tett opp mot åpningstid disse punktene bør bekreftes på nytt, er noe restauranten selv må vurdere.
Ansvarsfordeling: hvem bekrefter hva
Skal én person ha ansvar for hele sjekklisten, eller bør oppgavene deles mellom flere - for eksempel en som går gjennom grupper og bordønsker, og en annen som tar allergier og forsinkelser? Svaret avhenger av hvor mange som er på jobb før åpning, og hvor mange bord og reservasjoner kvelden har.
Uansett hvordan ansvaret deles, bør det være en kort muntlig bekreftelse før dørene åpner - en beskjed om at grupper og bordønsker er sjekket, og en annen om at allergier og forsinkelser er ivaretatt. Denne bekreftelsen er det som faktisk lukker sjekklisten, ikke bare det at oppgavene i teorien er fordelt på forhånd.
Hvordan dashboardet støtter de siste minuttene
Et dashboard som viser dagens bookinger, gjester og bordkart samlet gjør det raskere å gå gjennom sjekklisten før åpning. Når et bord også har et referansebilde, kan personalet lettere finne riktig bord for en gruppe eller et bordønske, i stedet for å lete etter et bordnummer som ikke er tydelig merket i lokalet. TableBooking viser denne oversikten i dashboardet.
Verktøyet erstatter likevel ikke selve bekreftelsen mellom de ansvarlige. Det er den muntlige beskjeden om at grupper, allergier, bordønsker og forsinkelser er gått gjennom, som lukker sjekklisten før gjestene kommer. Dashboardet gjør det raskere å finne informasjonen; rutinen rundt hvem som sjekker hva og når, må restauranten selv sette.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis