Uteservering i usikkert vær: alternative bord og tydelig gjestedialog
En gjennomgang av hvordan restauranten kan avklare værforbehold, sette av alternative bord innendørs, informere gjesten på riktige tidspunkter, og sørge for at personalet har oversikt før service starter.
Avklar hva som utløser flytting fra ute til inne
Restauranten bør avklare internt hva som faktisk utløser en flytting fra uteservering til innendørs bord. Er det en bestemt mengde nedbør, en vindstyrke, eller en kombinasjon av faktorer som avgjør? Uten en felles forståelse blir avgjørelsen avhengig av hvem som har vakt, og gjestene kan få ulik informasjon fra dag til dag.
Når terskelen er bestemt, bør den formuleres tydelig i bookingbekreftelsen, slik at gjesten forstår hva forbeholdet faktisk innebærer og ikke bare at vær kan påvirke bordet. Bør teksten være lik for alle uteservering-bookinger, eller variere etter sesong og beliggenhet? Dette er noe restauranten selv må vurdere ut fra egne forhold.
Sett av alternative bord før service starter
Innendørs kapasitet til uteserveringsgjester bør planlegges før dørene åpner, ikke improviseres når regnet kommer. Hvor mange bord som bør holdes tilbake, og for hvilken del av åpningstiden, må restauranten selv vurdere ut fra egen kapasitet og pågang. Uten en slik avklaring kan en flytting midt i service bli krevende for både personale og gjester.
Det kan være nyttig å ha en enkel liste over hvilke innendørs bord som er tenkt som alternativ, og til hvilke uteserveringsbookinger de eventuelt hører. Skal listen oppdateres for hver vakt, eller gjelde for hele sesongen med jevne justeringer? Restauranten bør finne en rutine som er enkel å følge i en travel service.
Informer gjesten i flere korte steg
Kommunikasjon om vær fungerer ofte bedre som flere korte beskjeder enn én lang tekst ved bookingtidspunktet. Bør restauranten sende en oppdatering samme morgen dersom værbildet er usikkert, eller er det mer naturlig å vente til nærmere ankomst? Dette avhenger av hvor forutsigbart lokalt vær pleier å være, og bør vurderes restaurant for restaurant.
Beskjeden til gjesten bør alltid si noe konkret om hva som skjer med bordet, ikke bare henvise til værforholdene generelt. En melding om at bordet er flyttet innendørs til samme tidspunkt gir gjesten et klart svar å forholde seg til, mens en generell værmelding uten løsning ofte bare fører til flere spørsmål tilbake til restauranten.
Gi personalet oversikt før dørene åpner
Før service bør personalet vite hvilken terskel som gjelder for dagen, hvilke bookinger som eventuelt er varslet om mulig flytting, og hvilke innendørs bord som er satt til side. Bør denne gjennomgangen skje i en fast morgenbrief, eller er det andre tidspunkt som passer bedre for restaurantens rutiner? Uten en avklaring risikerer flyttingen å bli en diskusjon ved bordet.
I TableBooking viser dashbordet en oversikt over dagens bookinger, gjester og bordkart, som kan være et utgangspunkt når ansvarlig for uteserveringen går gjennom dagen med resten av personalet. Når alle har sett samme oversikt før åpning, kan servitørene vise gjesten til riktig bord uten å måtte avklare det med en kollega midt i service.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis