Uteservering og vær: rutiner for alternative bord og gjestedialog
En praktisk gjennomgang av hvordan restauranten kan formulere et tydelig værforbehold, planlegge alternative bord innendørs før service starter, kommunisere endringer til gjesten på riktige tidspunkter, og sørge for at personalet vet hva de skal gjøre når uteserveringen fylles opp.
Sett værforbeholdet der gjesten faktisk leser det
Et værforbehold som ligger nederst i en lang bekreftelse, blir ofte oversett. Sett det tidligere i teksten, og beskriv hva som skjer i praksis, for eksempel at bordet flyttes innendørs ved kraftig regn eller vind. Restauranten bør selv avgjøre hvor lang tid før ankomst en eventuell endring varsles, og være tydelig på dette i teksten.
Unngå vage formuleringer som «forbehold om vær», siden gjesten da ikke vet hva som faktisk skjer. Beskriv heller konsekvensen: hvor gjesten sitter i stedet, om bordtype endres, og om bestillingen fortsatt gjelder som normalt. En kort, konkret setning er lettere å huske enn en generell ansvarsfraskrivelse skjult i finskrift.
Alternative plasser: planlegg dem før, ikke under, service
Alternative plasser innendørs bør være bestemt før service starter, ikke improvisert når regnet kommer. Sett opp en fast kobling mellom hvert uteserveringsbord og et bestemt innendørs bord som tar samme antall gjester. Da slipper personalet å lete etter ledig plass midt i en overgang, og gjesten flyttes til en plass som allerede er tilpasset selskapet.
I TableBooking kan restauranten legge inn et referansebilde på hvert bord. Bildet kan vise personalet nøyaktig hvilket innendørs bord som hører sammen med hvilket uteserveringsbord, slik at ingen må spørre en kollega eller gjette under tidspress når overgangen skjer raskt. Denne kombinasjonen av fast bordkobling og referansebilde gjør flyttingen roligere for både gjest og personale.
Kommunikasjon med gjesten - tre tidspunkter som betyr noe
Det første tidspunktet for kommunikasjon er ved selve bookingen, der værforbeholdet står tydelig. Det andre er tidligere samme dag som besøket, når restauranten har fått et bedre bilde av værsituasjonen og kan sende en kort oppdatering. Restauranten bør selv avgjøre hvor tidlig denne oppdateringen sendes, avhengig av hvor mye vinden eller nedbøren kan endre seg gjennom dagen.
Gjesten trenger ikke lange forklaringer på hvorfor bordet flyttes, bare en tydelig beskjed om hva som gjelder nå, for eksempel: «Vi har flyttet bordet ditt innendørs på grunn av vinden, samme tidspunkt som avtalt». Unngå å love at uteserveringen åpner igjen senere samme kveld, siden vær kan endre seg raskere enn planen.
Det personalet må vite før uteserveringen fylles opp
Før service starter bør personalet vite hvilke bord som er utsatt for vær, hvilken vindstyrke eller nedbørsmengde som skal utløse flytting, og hvem som tar avgjørelsen. Uten en navngitt ansvarlig blir beslutningen ofte skjøvet fram og tilbake mellom kjøkken og servitører, mens gjestene allerede sitter og merker at noe er uklart.
Det er også nyttig at personalet kjenner kapasiteten på de alternative innendørsbordene, slik at de ikke lover en plassering som ikke finnes den kvelden. Et kort punkt om dette i den vanlige gjennomgangen før service, sammen med dagens bordkart og bookinger, gjør overgangen roligere for både personale og gjester.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis