Udeservering og vejr: rutiner for alternative borde og gæstedialog
En praktisk gennemgang af, hvordan restauranten kan formulere et tydeligt vejrforbehold, planlægge alternative borde indendørs før service starter, kommunikere ændringer til gæsten på de rigtige tidspunkter, og sikre at personalet ved, hvad de skal gøre, når udeserveringen fyldes op.
Placér vejrforbeholdet der, hvor gæsten faktisk læser det
Et vejrforbehold, der ligger nederst i en lang bekræftelse, bliver ofte overset. Placér det tidligere i teksten, og beskriv hvad der sker i praksis, for eksempel at bordet flyttes indendørs ved kraftig regn eller vind. Restauranten bør selv afgøre, hvor lang tid før ankomst en eventuel ændring varsles, og være tydelig om dette i teksten.
Undgå vage formuleringer som «forbehold for vejr», da gæsten så ikke ved, hvad der faktisk sker. Beskriv i stedet konsekvensen: hvor gæsten sidder i stedet, om bordtypen ændres, og om bestillingen stadig gælder som normalt. En kort, konkret sætning er lettere at huske end en generel ansvarsfraskrivelse gemt i finskrift.
Alternative pladser: planlæg dem før, ikke under, service
Alternative pladser indendørs bør være fastlagt før service starter, ikke improviseret når regnen kommer. Opsæt en fast kobling mellem hvert udeserveringsbord og et bestemt indendørs bord, der tager samme antal gæster. Så slipper personalet for at lede efter en ledig plads midt i en overgang, og gæsten flyttes til en plads, der allerede er tilpasset selskabet.
I TableBooking kan restauranten indsætte et referencebillede på hvert bord. Billedet kan vise personalet præcis, hvilket indendørs bord der hører sammen med hvilket udeserveringsbord, så ingen behøver spørge en kollega eller gætte under tidspres, når overgangen sker hurtigt. Denne kombination af fast bordkobling og referencebillede gør flytningen mere rolig for både gæst og personale.
Kommunikation med gæsten - tre tidspunkter der betyder noget
Det første tidspunkt for kommunikation er ved selve bookingen, hvor vejrforbeholdet står tydeligt. Det andet er tidligere samme dag som besøget, når restauranten har fået et bedre billede af vejrsituationen og kan sende en kort opdatering. Restauranten bør selv afgøre, hvor tidligt denne opdatering sendes, afhængigt af hvor meget vinden eller nedbøren kan ændre sig gennem dagen.
Gæsten behøver ikke lange forklaringer på, hvorfor bordet flyttes, blot en tydelig besked om, hvad der gælder nu, for eksempel: «Vi har flyttet dit bord indendørs på grund af vinden, samme tidspunkt som aftalt». Undgå at love, at udeserveringen åbner igen senere samme aften, da vejret kan ændre sig hurtigere end planen.
Det personalet skal vide, før udeserveringen fyldes op
Før service starter bør personalet vide, hvilke borde der er udsat for vejr, hvilken vindstyrke eller nedbørsmængde der skal udløse flytning, og hvem der tager beslutningen. Uden en navngiven ansvarlig bliver beslutningen ofte skubbet frem og tilbage mellem køkken og tjenere, mens gæsterne allerede sidder og mærker, at noget er uklart.
Det er også nyttigt, at personalet kender kapaciteten på de alternative indendørsborde, så de ikke lover en placering, der ikke findes den aften. Et kort punkt om dette i den almindelige gennemgang før service, sammen med dagens bordkort og bookinger, gør overgangen mere rolig for både personale og gæster.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis