Vejr, bordbytte og besked til gæsten: bookingrutiner for udeserveringen
En gennemgang af, hvordan restauranten kan tage højde for vejret allerede i bookingbekræftelsen, planlægge alternative borde i forvejen, holde gæsten informeret gennem hele bookingen og sørge for, at personalet ved, hvad der gælder, før servicen starter.
Vejrforbeholdet bør ligge i selve bookingen
Hvis vejrforbeholdet først kommer samme dag, som gæsten ankommer, kan det opleves som en undskyldning i stedet for information. Et forbehold, der ligger i selve bookingbekræftelsen for udepladser, skaber en anden forventning fra start: gæsten ved allerede ved bestilling, at pladsen kan ændres, og reagerer ofte mere forstående, hvis det rent faktisk sker.
Formuleringen bør være kort og konkret, ikke vag. 'Udepladsen bekræftes, men kan byttes til et indendørs bord ved dårligt vejr' siger mere end 'forbehold om vejr kan forekomme'. Gæsten har brug for at vide, at der findes en konkret plan, ikke blot at noget kan ske. Restauranten bør selv afklare, hvornår en eventuel påmindelse skal sendes, så forbeholdet ikke opleves som ny information på selve besøgsdagen.
Alternative borde, der er planlagt, ikke fundet i sidste øjeblik
Alternative indendørs borde fungerer bedst, når de er planlagt i god tid, inden regnen kommer, og ikke fundet i farten, når gæsten står i døren. En fast kobling mellem hver udeplads og et bestemt indendørs bord - samme antal pladser, tilsvarende afstand til nabobordene - gør, at flytningen opleves som en naturlig løsning og ikke en nødløsning samlet i sidste øjeblik.
I TableBooking kan restauranten konfigurere åbningstider, kapacitet og borde samt tilføje et referencebillede til hvert bord i dashboardet. Når udepladsen skal byttes, kan personalet hurtigt se, hvilket indendørs bord der er sat op som erstatning, uden at skulle lede eller spørge rundt, mens gæsterne venter i indgangen.
Kommunikation med gæsten gennem hele bookingen
Kommunikation om vejret fungerer bedst i fastlagte, genkendelige punkter, som restauranten selv bestemmer - for eksempel ved selve bookingen, i en påmindelse før besøget og eventuelt en kort opdatering, hvis vejrudsigten ændrer sig markant. Hver besked bør tilføje noget nyt og relevant, ikke blot gentage samme forbehold uden sammenhæng med den faktiske situation den pågældende dag.
Tonen bør være nøgtern og venlig, uden at man lover et bestemt udfald. 'Vi følger vejrudsigten og giver dig besked i god tid før ankomst, hvis vi flytter bordet indendørs' er mere nyttigt end 'vi håber på godt vejr'. Gæsten får noget konkret at forholde sig til, og restauranten behøver ikke give løfter, den ikke kan holde, hvis forholdene ændrer sig i sidste øjeblik.
Det personalet bør vide, før servicen starter
Før servicen starter, bør personalet have et kort, konkret overblik: hvilke borde der er bekræftet udenfor, hvilke der allerede er flyttet indenfor, og hvem der tager den endelige vejrbeslutning og på hvilket klokkeslæt. Uden dette overblik ender flere medarbejdere ofte med at give forskellig information til samme gæst, hvilket skaber mere forvirring end selve vejrskiftet gjorde.
Det er også nyttigt at kende de praktiske detaljer i forvejen - hvor plaider og eventuelle varmelamper står, hvilket bord en gæst flyttes til, hvis udepladsen ikke kan bruges, og hvordan beskeden gives roligt ved ankomst uden lange forklaringer. Når dette er afklaret, før dørene åbner, bliver overgangen fra ude til inde en lille justering og ikke et uforudset problem midt i servicen.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis