Klare rutiner gør udeserveringen forudsigelig i skiftende vejr
En gennemgang af hvordan restauranten kan lægge vejrbeslutningen til fastsatte tidspunkter, vælge alternative indendørs borde der spejler udepladserne, informere gæsten på rette tidspunkt og sørge for at personalet ved, hvem der flyttes hvorhen, før servicen starter.
Fastsatte tidspunkter for vejrvurderingen
Beslutningen om udeservering bør ikke tages i sidste sekund, når himlen mørkner. Hvor mange kontrolpunkter der passer gennem dagen, og hvornår de bør lægges, er noget hver restaurant bør vurdere ud fra egen drift - nogle kigger på vejrudsigten ved åbning, andre venter til tættere på første booking. Det vigtige er, at tidspunkterne er aftalt på forhånd og ikke improviseret under pres.
Én person bør have ansvaret for at tage den endelige beslutning, selv om flere kan bidrage med information undervejs. Når køkken, tjenere og ejer hver giver deres egen vurdering af vejrudsigten, ender restauranten ofte med modstridende signaler til gæsterne. En navngiven ansvarlig gør beslutningen sporbar og giver resten af personalet ét sted at hente svar.
Alternative borde der spejler udeserveringen
Alternative borde indendørs fungerer bedst, når de vælges efter kapacitet og bordstørrelse, ikke bare efter hvad der er ledigt i øjeblikket. Et bord til fire ude bør have et tilsvarende bord inde, i stedet for to mindre borde sat sammen i sidste øjeblik. Denne planlægning gøres bedst i stille perioder, før en regnbyge tvinger hurtige beslutninger igennem under servicen.
Bordreferencebilleder i dashboardet gør det lettere for personalet at finde det rette bord hurtigt, når en gæst flyttes fra ude til inde. I TableBooking kan restauranten lægge et referencebillede ind per bord, så nyt personale eller en vikar kan se, hvilket indendørs bord der svarer til den udeplads, gæsten oprindeligt bookede, uden at skulle spørge en kollega midt i servicen.
Kommunikation med gæsten - timing afgør tonen
Hvor tidligt gæsten bør informeres om en mulig ændring, afhænger af, hvor langt frem bookingen er sat - dette bør restauranten selv vurdere ud fra egne rutiner for udsendelse af beskeder. En booking foretaget langt i forvejen giver mere tid til at afvente vejrudsigten, mens en booking samme dag kræver, at beskeden kommer, så snart vurderingen er gjort, gerne før gæsten forlader hjemmet.
Beskeden bør være kort og faktabaseret, uden at love et bestemt udfald for aftenen. En formulering som «Vi følger vejrudsigten og har et godt alternativ indendørs klar» giver gæsten nok information uden at skabe unødig bekymring. Undgå formuleringer, der antyder, at udeserveringen garanteret bliver tilgængelig, da vejret kan ændre sig efter, beskeden er sendt.
Hvad personalet bør vide, før dørene åbner
Før servicen starter, bør personalet vide, hvilke borde der er påvirket af dagens vejrbeslutning, hvilket alternativt bord hver gæst flyttes til, og hvem der tager imod gæsten ved ankomst. Uden denne information ender flytningen ofte med, at gæsten selv skal forklare situationen til en tjener, der ikke var med i morgenens vurdering.
En kort mundtlig gennemgang lige før åbning, hvor den ansvarlige bekræfter beslutningen for både køkken og gulv, lukker de sidste huller. Et samlet overblik over dagens bookinger og bordplacering gør det lettere at se, hvor mange gæster der er berørt, så personalet kan forberede sig praktisk og mentalt, før den første gæst kommer gennem døren.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis