Gjestenotater: oppgave eller vurdering?
En praktisk test for å skille gjestenotater som gir personalet en konkret oppgave fra notater som bare beskriver gjesten som person, med eksempler på hva som hjelper under service og hva som bør fjernes.
Notatet skal gi en oppgave, ikke en vurdering
Et gjestenotat er nyttig når det gir personalet noe konkret å gjøre - dekke bordet annerledes, sette frem en barnestol, eller varsle kjøkkenet om en allergi. Testen er enkel: kan en servitør lese notatet og vite akkurat hva som skal skje, uten å tolke gjestens personlighet eller bakgrunn? Hvis svaret er nei, hører notatet sannsynligvis ikke hjemme i systemet.
Mange restauranter blander disse to kategoriene fordi begge kan virke omtenksomme i øyeblikket. Å skrive at en gjest 'liker vindusbord' er en preferanse personalet kan følge opp direkte. Å skrive at en gjest 'virker stresset' eller 'har mye å si' er en vurdering som ikke fører til noen handling, og som kan oppleves ubehagelig hvis gjesten selv leser den.
Eksempler på notater som faktisk hjelper under service
Praktiske notater er ofte korte og handlingsorienterte. 'Rullestol, trenger plass ved enden av bordet', 'Feirer bryllupsdag, ønsker ikke sang', eller 'Kommer med barnevogn, parkeres ved inngangen' gir personalet en klar retning før gjesten kommer. Slike notater sparer tid i en hektisk service, fordi ingen behøver å spørre gjesten på nytt om noe de allerede har opplyst.
Andre eksempler er allergier med spesifikk alvorlighetsgrad, ønske om bestemt bord på grunn av støy eller lys, eller behov for ekstra tid fordi gjesten har mobilitetsutfordringer. Det som kjennetegner disse notatene er at de svarer på spørsmålet 'hva skal vi gjøre annerledes', ikke 'hvem er denne gjesten'. Den forskjellen gjør notatene enkle å bruke for hvem som helst i personalet.
Notater som bør unngås, og hvorfor de ikke tjener noen
Notater om utseende, antatt yrke, relasjonsstatus eller generelle personlighetstrekk gir ingen instruks til personalet. 'Ser ut som en kjendis', 'virker rik' eller 'kranglet med partneren sist gang' er observasjoner uten oppgave. De sier noe om gjesten som person, men ingenting om hva restauranten skal gjøre, og de kan lett oppfattes som fordomsfulle hvis en kollega leser dem senere.
Et annet vanlig eksempel er notater om tidligere klager eller konflikter, skrevet som en advarsel snarere enn en beskrivelse av hva som ble løst. 'Vanskelig gjest sist gang' hjelper ingen, men 'fikk byttet bord grunnet trekk fra vinduet, løst med skjerm' gir en konkret løsning personalet kan gjenbruke. Formuleringen avgjør om notatet er nyttig eller bare en merkelapp.
En enkel rutine for å holde notatene relevante over tid
Sett en fast regel: notatet skal kunne leses høyt for gjesten uten at det oppleves ubehagelig. Denne testen fanger opp mesteparten av det som ikke hører hjemme i systemet, og den er lett å lære opp nye medarbeidere i. Hvor ofte notatene bør gjennomgås, og hvem som har ansvar for å fjerne det som ikke lenger er relevant, er noe hver restaurant bør avklare selv.
I TableBooking sitt dashbord samles booking, gjesteinformasjon og bordkart på ett sted, slik at notater knyttet til et bord eller en booking er lette å finne og oppdatere for personalet på skift. Når notatene er korte og oppgavebaserte, blir dashbordet et arbeidsverktøy snarere enn et arkiv over gjestenes privatliv, og det er lettere å stole på innholdet fra skift til skift.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis