Gæstenotater: opgave eller vurdering?
En praktisk test til at skelne gæstenotater, der giver personalet en konkret opgave, fra notater, der blot beskriver gæsten som person, med eksempler på hvad der hjælper under service og hvad der bør fjernes.
Notatet skal give en opgave, ikke en vurdering
Et gæstenotat er nyttigt, når det giver personalet noget konkret at gøre - dække bordet anderledes, sætte en barnestol frem, eller advare køkkenet om en allergi. Testen er enkel: kan en tjener læse notatet og vide præcis, hvad der skal ske, uden at tolke gæstens personlighed eller baggrund? Hvis svaret er nej, hører notatet sandsynligvis ikke hjemme i systemet.
Mange restauranter blander disse to kategorier, fordi begge kan virke omsorgsfulde i øjeblikket. At skrive, at en gæst 'kan lide vinduesbord', er en præference, personalet kan følge op på direkte. At skrive, at en gæst 'virker stresset' eller 'har meget at fortælle', er en vurdering, der ikke fører til nogen handling, og som kan opleves ubehageligt, hvis gæsten selv læser den.
Eksempler på notater, der faktisk hjælper under service
Praktiske notater er ofte korte og handlingsorienterede. 'Kørestol, skal have plads ved enden af bordet', 'Fejrer bryllupsdag, ønsker ikke sang', eller 'Kommer med barnevogn, parkeres ved indgangen' giver personalet en klar retning, før gæsten kommer. Sådanne notater sparer tid i en hektisk service, fordi ingen behøver at spørge gæsten igen om noget, de allerede har oplyst.
Andre eksempler er allergier med specifik sværhedsgrad, ønske om et bestemt bord på grund af støj eller lys, eller behov for ekstra tid, fordi gæsten har mobilitetsudfordringer. Det, der kendetegner disse notater, er, at de svarer på spørgsmålet 'hvad skal vi gøre anderledes', ikke 'hvem er denne gæst'. Den forskel gør notaterne nemme at bruge for hvem som helst i personalet.
Notater, der bør undgås, og hvorfor de ikke gavner nogen
Notater om udseende, antaget erhverv, relationsstatus eller generelle personlighedstræk giver ingen instruks til personalet. 'Ligner en kendt person', 'virker velhavende' eller 'skændtes med partneren sidste gang' er observationer uden en opgave. De siger noget om gæsten som person, men intet om, hvad restauranten skal gøre, og de kan let opfattes som fordomsfulde, hvis en kollega læser dem senere.
Et andet almindeligt eksempel er notater om tidligere klager eller konflikter, skrevet som en advarsel snarere end en beskrivelse af, hvad der blev løst. 'Besværlig gæst sidste gang' hjælper ingen, men 'fik byttet bord på grund af træk fra vinduet, løst med skærm' giver en konkret løsning, personalet kan genbruge. Formuleringen afgør, om notatet er nyttigt eller blot en mærkat.
En enkel rutine til at holde notaterne relevante over tid
Sæt en fast regel: notatet skal kunne læses højt for gæsten, uden at det opleves ubehageligt. Denne test fanger det meste af det, der ikke hører hjemme i systemet, og den er let at oplære nye medarbejdere i. Hvor ofte notaterne bør gennemgås, og hvem der har ansvar for at fjerne det, der ikke længere er relevant, er noget hver restaurant bør afklare selv.
I TableBookings dashboard samles booking, gæsteoplysninger og bordkort på ét sted, så notater knyttet til et bord eller en booking er nemme at finde og opdatere for personalet på skift. Når notaterne er korte og opgavebaserede, bliver dashboardet et arbejdsredskab snarere end et arkiv over gæsternes privatliv, og det er lettere at stole på indholdet fra skift til skift.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis