Fra booking til bord: en tydelig rutine for allergier og spesielle behov
En praktisk gjennomgang av hvordan restauranten kan bygge en informasjonsflyt for allergier og spesielle behov som går fra bookinglenken, via dashboardet, til kjøkken og servitør, uten at noe forsvinner på veien.
Et strukturert innhentingspunkt ved booking
Når restauranten samler informasjon om allergier og spesielle behov, bør bookingsteget skille mellom kategorier i stedet for å samle alt i et åpent kommentarfelt. Egne valg for allergi, mobilitet, barnevogn eller behov for et stille bord gjør at gjesten svarer presist, og at samme type informasjon alltid dukker opp på samme sted i bookingen.
Fritekst blir lett upresis, særlig når flere ansatte leser den ved ulike tidspunkter. En gjest som skriver «litt forsiktig med nøtter» gir mindre å jobbe med enn et fast valg som tydelig markerer at informasjonen gjelder mat. Faste kategorier gjør at kjøkken og servitør leser samme type opplysning på samme måte, hver gang.
Dashboardet som fellesreferanse før service
Et dashboard som viser bookinger, gjester og bordkart samlet gir kjøkken og gulv én kilde å forholde seg til, i stedet for muntlige beskjeder som gjenfortelles gjennom dagen. Nøyaktig når forberedelser til allergi eller spesielle behov bør starte, er opp til hver restaurant å avgjøre, men samme oversikt gjør det mulig å starte tidligere enn om informasjonen først kommer med bestillingen.
Dette reduserer også antall ganger gjesten må forklare det samme på nytt. Har gjesten allerede krysset av for en kategori i bookingen, unngår servitøren å stille spørsmål gjesten allerede har svart på. Det kan gi en roligere ankomst, og kjøkkenet får informasjonen før bestillingen kommer inn, ikke samtidig med den.
Bordkart og referansebilde som kobler informasjon til rett sted
Et referansebilde av bordet hjelper personalet å finne riktig plassering raskt, og dette blir ekstra nyttig når et bord har en spesiell tilrettelegging, som ekstra plass til barnevogn eller rullestol. Bildet gjør at ny eller vikarpersonale ikke må gjette seg fram, men kan se direkte hvilket bord notatet gjelder for.
Kombinert med bordkartet i dashboardet kan restauranten knytte en kategori direkte til et bord, ikke bare til en booking i en liste. Det gjør overgangen fra informasjon til fysisk handling kortere, og reduserer risikoen for at riktig bord blir dekket feil fordi informasjonen lå et annet sted enn der personalet faktisk sto.
En bekreftelsesrunde før service
Selv med god struktur kan det være nyttig at kjøkken og servitør går gjennom kveldens kategorier muntlig før service starter, som en kort bekreftelse på at alt som står i dashboardet også er lest og forstått. Hvor lang tid en slik runde bør ta, er opp til hver restaurant å bestemme, men den fanger opp tilfeller der en kategori er valgt, men detaljene rundt den fortsatt er uklare.
Fordi bookinglenken kan brukes uten at gjesten oppretter konto, og grensesnittet finnes på norsk, svensk, dansk og engelsk, kan flere gjester fylle ut informasjon selv, på sitt eget språk, før besøket. TableBooking tilbyr en gratis oppstart beskrevet på prissiden, slik at restauranten kan sette opp denne strukturen fra start.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis