Fra booking til bord: en klar rutine for allergier og særlige behov
En praktisk gennemgang af, hvordan restauranten kan opbygge en informationsstrøm for allergier og særlige behov, der går fra bookinglinket, via dashboardet, til køkken og tjener, uden at noget forsvinder undervejs.
Et struktureret opsamlingspunkt ved booking
Når restauranten indsamler oplysninger om allergier og særlige behov, bør bookingtrinnet skelne mellem kategorier i stedet for at samle alt i et åbent kommentarfelt. Separate valg for allergi, mobilitet, barnevogn eller behov for et stille bord gør, at gæsten svarer præcist, og at samme type oplysning altid dukker op på samme sted i bookingen.
Fritekst bliver let upræcis, især når flere medarbejdere læser den på forskellige tidspunkter. En gæst, der skriver «lidt forsigtig med nødder», giver mindre at arbejde med end et fast valg, der tydeligt markerer, at oplysningen gælder mad. Faste kategorier gør, at køkken og tjener læser samme type oplysning på samme måde, hver gang.
Dashboardet som fælles referencepunkt før service
Et dashboard, der viser bookinger, gæster og bordkort samlet, giver køkken og gulvpersonale én kilde at forholde sig til, i stedet for mundtlige beskeder, der genfortælles hen over dagen. Nøjagtigt hvornår forberedelser til allergi eller særlige behov bør starte, er op til hver restaurant at afgøre, men samme overblik gør det muligt at starte tidligere, end hvis oplysningen først kommer med bestillingen.
Dette reducerer også antallet af gange gæsten skal forklare det samme igen. Har gæsten allerede afkrydset en kategori i bookingen, undgår tjeneren at stille spørgsmål, gæsten allerede har svaret på. Det kan give en mere rolig ankomst, og køkkenet får oplysningen før bestillingen kommer ind, ikke samtidig med den.
Bordkort og referencebillede, der kobler oplysning til rette sted
Et referencebillede af bordet hjælper personalet med hurtigt at finde den rigtige placering, og dette bliver ekstra nyttigt, når et bord har en særlig tilrettelæggelse, som ekstra plads til barnevogn eller kørestol. Billedet gør, at nyt eller vikarpersonale ikke behøver gætte sig frem, men kan se direkte, hvilket bord noten gælder for.
Kombineret med bordkortet i dashboardet kan restauranten knytte en kategori direkte til et bord, ikke kun til en booking i en liste. Det gør overgangen fra oplysning til fysisk handling kortere og reducerer risikoen for, at det rigtige bord bliver dækket forkert, fordi oplysningen lå et andet sted end der, hvor personalet faktisk stod.
En bekræftelsesrunde før service
Selv med god struktur kan det være nyttigt, at køkken og tjener går igennem aftenens kategorier mundtligt før service starter, som en kort bekræftelse på, at alt, hvad der står i dashboardet, også er læst og forstået. Hvor lang tid en sådan runde bør tage, er op til hver restaurant at bestemme, men den fanger tilfælde, hvor en kategori er valgt, men detaljerne omkring den stadig er uklare.
Fordi bookinglinket kan bruges uden, at gæsten opretter en konto, og grænsefladen findes på norsk, svensk, dansk og engelsk, kan flere gæster selv udfylde oplysninger på deres eget sprog før besøget. TableBooking tilbyder en gratis opstart beskrevet på prissiden, så restauranten kan sætte denne struktur op fra begyndelsen.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis