Levetiden til et gjestenotat: praktisk informasjon versus privat gjetning
En gjennomgang av hvordan restauranten kan vurdere gjestenotater etter hvor lenge de er gyldige, hvem de faktisk er skrevet for, og hvordan formuleringen avgjør om notatet gir personalet en oppgave eller bare en privat vurdering av gjesten.
Notatets levetid avgjør om det er nyttig
Et gjestenotat kan gjelde en fast preferanse som gjentar seg ved hvert besøk, eller et forhold som bare gjelder denne ene bookingen. En gjest som alltid foretrekker bord ved vinduet, hører hjemme i den faste profilen. En gjest som feirer en bursdag denne kvelden eller kommer med barnevogn denne gangen, hører hjemme i selve bookingen - ikke i et notat som følger gjesten videre.
Notater med en tidsbegrenset gyldighet skaper mest forvirring dersom de ikke merkes som det. En gjest som nylig har hatt en operasjon og trenger ekstra plass rundt bordet, har det bare i en periode. Blir notatet stående uendret et år senere, kan personalet tilpasse service etter et forhold som ikke lenger gjelder, og gjesten kan oppleve det som påtrengende.
Hvem notatet egentlig er skrevet for
Et gjestenotat er skrevet for personalet på jobb, ikke som en beskrivelse av hvem gjesten er som person. Den mest nyttige testen er å spørre hva notatet ber personalet gjøre annerledes. 'Sett vannglasset til venstre for gjesten' gir en konkret handling. 'Gjesten virker nervøs' gir ingen oppgave, bare et inntrykk som ikke hjelper noen ved bordet.
Ulike roller trenger ulik informasjon fra samme booking. Kjøkkenet må vite om allergier, verten må vite om bordønsker, og servitøren må vite om preferanser under selve måltidet. I TableBookings dashbord ser personalet bookinger, gjester og bordkart samlet, slik at den som trenger et notat finner det uten å lete gjennom informasjon som ikke er relevant for egen oppgave.
Formuleringer som beskriver situasjonen, ikke gjesten
Formuleringen avgjør om notatet beskriver en situasjon eller en person. 'Ba om regningen delt sist besøk' er en observasjon personalet kan handle på. 'Er nok vanskelig å tilfredsstille' er en vurdering som sier mer om inntrykket enn om noe personalet faktisk kan gjøre annerledes ved neste besøk.
Notater om sivilstatus, antatt økonomi, utseende eller helsegjetninger hører ikke hjemme i gjesteprofilen, uansett hvor uskyldig de virker i øyeblikket. De gir personalet ingen oppgave å utføre, men legger igjen en beskrivelse av gjestens privatliv som restauranten aldri har fått bekreftet, og som kan oppfattes som respektløst hvis gjesten fikk se det.
Rutinen som holder notatfeltet nyttig over tid
En fast rutine holder notatfeltet nyttig over tid, men hvor ofte notatene bør gjennomgås, og hvor gamle de kan bli før de sjekkes på nytt, er noe hver restaurant må bestemme selv. Det viktige er at en ansvarlig med jevne mellomrom spør om notatet fortsatt er sant, fortsatt er relevant, og fortsatt gir personalet noe å handle på. Svarer det ikke ja på alle tre, bør det oppdateres eller fjernes.
Ansvaret for å holde notatene oppdaterte ligger hos restauranten selv, ikke hos gjesten, som normalt ikke vet hva som er skrevet ned fra tidligere besøk. Det gjør rydderutinen viktigere, men også enklere å styre når notatene samles ett sted og er tilgjengelige for personalet som faktisk trenger dem, uten at gjesten må tenke på hva som er lagret om dem.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis