Livslängden på en gästanteckning: praktisk information kontra privata gissningar
En genomgång av hur restaurangen kan bedöma gästanteckningar utifrån hur länge de är giltiga, vem de egentligen är skrivna för, och hur formuleringen avgör om anteckningen ger personalen en uppgift eller bara en privat bedömning av gästen.
Anteckningens livslängd avgör om den är användbar
En gästanteckning kan gälla en fast preferens som upprepas vid varje besök, eller ett förhållande som bara gäller just den här bokningen. En gäst som alltid föredrar bord vid fönstret hör hemma i den fasta profilen. En gäst som firar födelsedag just denna kväll eller kommer med barnvagn just den här gången hör hemma i själva bokningen - inte i en anteckning som följer gästen vidare.
Anteckningar med en tidsbegränsad giltighet skapar mest förvirring om de inte märks som sådana. En gäst som nyligen genomgått en operation och behöver extra utrymme runt bordet har det bara under en period. Om anteckningen ligger kvar oförändrad ett år senare kan personalen anpassa servicen efter ett förhållande som inte längre gäller, och gästen kan uppleva det som påträngande.
Vem anteckningen egentligen är skriven för
En gästanteckning är skriven för personalen på jobbet, inte som en beskrivning av vem gästen är som person. Det mest användbara testet är att fråga vad anteckningen ber personalen göra annorlunda. 'Placera vattenglaset till vänster om gästen' ger en konkret handling. 'Gästen verkar nervös' ger ingen uppgift, bara ett intryck som inte hjälper någon vid bordet.
Olika roller behöver olika information från samma bokning. Köket måste veta om allergier, värden måste veta om bordsönskemål, och servitören måste veta om preferenser under själva måltiden. I TableBookings dashboard ser personalen bokningar, gäster och bordskarta samlat, så att den som behöver en anteckning hittar den utan att leta genom information som inte är relevant för den egna uppgiften.
Formuleringar som beskriver situationen, inte gästen
Formuleringen avgör om anteckningen beskriver en situation eller en person. 'Bad om att dela notan vid senaste besöket' är en observation personalen kan agera på. 'Är nog svår att tillfredsställa' är en bedömning som säger mer om intrycket än om något personalen faktiskt kan göra annorlunda vid nästa besök.
Anteckningar om civilstånd, antagen ekonomi, utseende eller hälsogissningar hör inte hemma i gästprofilen, oavsett hur oskyldiga de verkar i stunden. De ger personalen ingen uppgift att utföra, men lämnar kvar en beskrivning av gästens privatliv som restaurangen aldrig fått bekräftad, och som kan uppfattas som respektlös om gästen fick se den.
Rutinen som håller anteckningsfältet användbart över tid
En fast rutin håller anteckningsfältet användbart över tid, men hur ofta anteckningarna bör granskas, och hur gamla de kan bli innan de kontrolleras igen, är något varje restaurang måste bestämma själv. Det viktiga är att en ansvarig med jämna mellanrum frågar om anteckningen fortfarande är sann, fortfarande är relevant, och fortfarande ger personalen något att agera på. Svarar den inte ja på alla tre bör den uppdateras eller tas bort.
Ansvaret för att hålla anteckningarna uppdaterade ligger hos restaurangen själv, inte hos gästen, som normalt inte vet vad som skrivits ned från tidigare besök. Det gör städrutinen viktigare, men också enklare att styra när anteckningarna samlas på ett ställe och är tillgängliga för personalen som faktiskt behöver dem, utan att gästen behöver tänka på vad som lagrats om dem.
Vill du se hur det fungerar i praktiken?
Börja med ett kostnadsfritt restaurangkonto och bygg upp bord, öppettider och bokningslänk i din egen takt.
Starta gratis