Levetiden for en gæstenote: praktisk information versus privat gætteri
En gennemgang af, hvordan restauranten kan vurdere gæstenoter efter, hvor lang tid de er gyldige, hvem de egentlig er skrevet til, og hvordan formuleringen afgør, om noten giver personalet en opgave eller blot er en privat vurdering af gæsten.
Notens levetid afgør, om den er nyttig
En gæstenote kan handle om en fast præference, der gentager sig ved hvert besøg, eller om en omstændighed, der kun gælder denne ene booking. En gæst, der altid foretrækker et bord ved vinduet, hører hjemme i den faste profil. En gæst, der fejrer en fødselsdag denne aften eller kommer med barnevogn denne gang, hører hjemme i selve bookingen - ikke i en note, der følger gæsten videre.
Noter med en tidsbegrænset gyldighed skaber mest forvirring, hvis de ikke markeres som sådan. En gæst, der for nylig har været opereret og har brug for ekstra plads omkring bordet, har det kun i en periode. Står noten uændret et år senere, kan personalet tilpasse servicen efter en omstændighed, der ikke længere gælder, og gæsten kan opfatte det som påtrængende.
Hvem noten egentlig er skrevet til
En gæstenote er skrevet til personalet på arbejde, ikke som en beskrivelse af, hvem gæsten er som person. Den mest nyttige test er at spørge, hvad noten beder personalet om at gøre anderledes. 'Sæt vandglasset til venstre for gæsten' giver en konkret handling. 'Gæsten virker nervøs' giver ingen opgave, kun et indtryk, der ikke hjælper nogen ved bordet.
Forskellige roller har brug for forskellig information fra samme booking. Køkkenet skal vide besked om allergier, værten skal vide besked om bordønsker, og tjeneren skal vide besked om præferencer under selve måltidet. I TableBookings dashboard ser personalet bookinger, gæster og bordplaner samlet, så den, der har brug for en note, finder den uden at skulle lede gennem information, der ikke er relevant for egen opgave.
Formuleringer, der beskriver situationen, ikke gæsten
Formuleringen afgør, om noten beskriver en situation eller en person. 'Bad om at få delt regningen ved sidste besøg' er en observation, personalet kan handle på. 'Er nok svær at tilfredsstille' er en vurdering, der siger mere om indtrykket end om noget, personalet faktisk kan gøre anderledes ved næste besøg.
Noter om civilstand, antaget økonomi, udseende eller gætterier om helbred hører ikke hjemme i gæsteprofilen, uanset hvor uskyldige de virker i øjeblikket. De giver personalet ingen opgave at udføre, men efterlader en beskrivelse af gæstens privatliv, som restauranten aldrig har fået bekræftet, og som kan opfattes som respektløs, hvis gæsten fik den at se.
Rutinen, der holder notefeltet nyttigt over tid
En fast rutine holder notefeltet nyttigt over tid, men hvor ofte noterne bør gennemgås, og hvor gamle de kan blive, før de kontrolleres igen, er noget, hver restaurant selv må afgøre. Det vigtige er, at en ansvarlig med jævne mellemrum spørger, om noten stadig er sand, stadig er relevant, og stadig giver personalet noget at handle på. Svarer det ikke ja på alle tre, bør den opdateres eller fjernes.
Ansvaret for at holde noterne opdaterede ligger hos restauranten selv, ikke hos gæsten, som normalt ikke ved, hvad der er skrevet ned fra tidligere besøg. Det gør rydderutinen vigtigere, men også nemmere at styre, når noterne samles ét sted og er tilgængelige for det personale, der faktisk har brug for dem, uden at gæsten skal tænke på, hvad der er gemt om dem.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis