Operativ plan for høytidsbookinger: seks elementer samlet i ett dokument
En gjennomgang av hvordan restauranten kan samle kapasitet, menyinformasjon, sittetider, gruppeterskler, kommunikasjon og daglig kontroll i én skriftlig plan for høytidsdagene - i stedet for å stole på muntlige avtaler og erfaring fra i fjor.
Kapasitet og sittetider som faste beslutninger
Høytidsdager følger ikke samme mønster som en vanlig ukedag, og kapasiteten bør derfor avklares på forhånd. Hvor mange gjester skal restauranten ta inn per sittetid på julaften, nyttårsaften og andre høytidsdager? Skriv ned svaret sammen med hvilke bord som faktisk er tilgjengelige den dagen, inkludert bord som er satt av til personalmiddag eller stengt av praktiske årsaker.
Når sittetidene er faste i stedet for flytende, blir det enklere å svare likt uansett hvem i teamet som tar henvendelsen. Hvor lang tid bør avsettes mellom bordene, og hvilken sitteperiode er siste mulighet for kvelden? Skriv ned klokkeslettene for hver sitteperiode, slik at hele teamet har samme referanse før telefonen begynner å ringe.
Menyinformasjon og grupper i samme dokument
Har restaurantens høytidsmeny egne priser, allergivarianter og bestillingsfrister som avviker fra den vanlige menyen? Samle svarene ett sted - pris per person, hva som er inkludert, siste frist for forhåndsbestilling og hvordan allergier meldes inn. Når informasjonen ligger samlet, slipper personalet å lete i flere tråder når en gjest spør om detaljer midt i en hektisk periode.
Bør grupper ha egne terskler i høytiden? Bestem fra hvilket antall gjester gruppen må bestille forhåndsmeny, oppgi en navngitt kontaktperson eller bekrefte med depositum. Skriv ned grensen konkret, for eksempel åtte gjester eller flere, slik at svaret blir likt uansett hvem i teamet som tar henvendelsen.
Kommunikasjon fra bekreftelse til ankomst
Bekreftelsen til gjesten bør inneholde informasjon som er spesifikk for dagen - hvilken meny som serveres, siste frist for endringer og hva som skjer dersom gruppen ikke møter opp til avtalt tid. Med TableBooking kan restauranten opprette en bookinglenke som gjester bruker uten å opprette konto, og dashboardet viser bookinger, gjester og bordkart samlet, slik at informasjonen er lett å finne.
Sjekk regelmessig at antall bekreftede gjester stemmer med kapasiteten som er satt for dagen, og at ingen sitteperiode er overbooket fordi flere i teamet har tatt imot bestillinger uavhengig av hverandre. Avklar også hvem som har ansvar for å oppdatere bekreftelsen dersom gjesten endrer antall eller ankomsttid i siste øyeblikk.
Daglig kontroll gjennom høytidsperioden
I høytidsperioden bør en kort daglig kontroll gjennomføres før service starter. Sjekk morgendagens bekreftede grupper mot gruppetersklene som er satt, bekreft at allergiinformasjon faktisk har kommet frem til kjøkkenet, og se over om noen sitteperioder nærmer seg full kapasitet. Denne kontrollen tar få minutter, men fanger opp avvik mens det fortsatt er tid til å justere.
Etter hver høytidsdag er det verdt å sette av noen minutter til en kort oppsummering med teamet. Noter hva som fungerte med sittetidene, om noen gruppeterskler var satt for lavt eller høyt, og om menyinformasjonen nådde gjestene tydelig nok. Disse notatene gjør at planen for neste høytidsdag bygger på faktiske erfaringer, ikke bare fjorårets anslag.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis