Operativ plan for helligdagsbookinger: seks elementer samlet i ét dokument
En gennemgang af, hvordan restauranten kan samle kapacitet, menyinformation, sidetider, gruppetærskler, kommunikation og daglig kontrol i én skriftlig plan for helligdagene - i stedet for at stole på mundtlige aftaler og erfaring fra sidste år.
Kapacitet og sidetider som faste beslutninger
Helligdage følger ikke samme mønster som en almindelig hverdag, og kapaciteten bør derfor afklares på forhånd. Hvor mange gæster skal restauranten tage ind per sidetid juleaften, nytårsaften og andre helligdage? Skriv svaret ned sammen med, hvilke borde der faktisk er tilgængelige den dag, inklusive borde der er reserveret til personalemiddag eller lukket af praktiske årsager.
Når sidetiderne er faste i stedet for flydende, bliver det nemmere at svare ens, uanset hvem i teamet der tager imod henvendelsen. Hvor lang tid bør der afsættes mellem bordene, og hvilken sideperiode er sidste mulighed for aftenen? Skriv klokkeslættene ned for hver sideperiode, så hele teamet har samme reference, før telefonen begynder at ringe.
Menyinformation og grupper i samme dokument
Har restaurantens helligdagsmenu egne priser, allergivarianter og bestillingsfrister, der afviger fra den almindelige menu? Samle svarene på ét sted - pris per person, hvad der er inkluderet, sidste frist for forhåndsbestilling og hvordan allergier meldes ind. Når informationen ligger samlet, behøver personalet ikke lede i flere tråde, når en gæst spørger om detaljer midt i en hektisk periode.
Bør grupper have egne tærskler i højtiden? Beslut, fra hvilket antal gæster gruppen skal bestille forhåndsmenu, angive en navngiven kontaktperson eller bekræfte med depositum. Skriv grænsen konkret ned, for eksempel otte gæster eller flere, så svaret bliver ens, uanset hvem i teamet der tager imod henvendelsen.
Kommunikation fra bekræftelse til ankomst
Bekræftelsen til gæsten bør indeholde information, der er specifik for dagen - hvilken menu der serveres, sidste frist for ændringer og hvad der sker, hvis gruppen ikke møder op til den aftalte tid. Med TableBooking kan restauranten oprette et bookinglink, som gæster bruger uden at skulle oprette en konto, og dashboardet viser bookinger, gæster og bordkort samlet, så informationen er let at finde.
Kontrollér regelmæssigt, at antallet af bekræftede gæster stemmer med den kapacitet, der er fastsat for dagen, og at ingen sideperiode er overbooket, fordi flere i teamet har taget imod bestillinger uafhængigt af hinanden. Afklar også, hvem der har ansvar for at opdatere bekræftelsen, hvis gæsten ændrer antal eller ankomsttid i sidste øjeblik.
Daglig kontrol gennem helligdagsperioden
I helligdagsperioden bør en kort daglig kontrol gennemføres, før servicen starter. Tjek morgendagens bekræftede grupper mod de gruppetærskler, der er fastsat, bekræft at allergiinformation faktisk er nået frem til køkkenet, og se efter om nogle sideperioder nærmer sig fuld kapacitet. Denne kontrol tager få minutter, men fanger afvigelser, mens der stadig er tid til at justere.
Efter hver helligdag er det værd at afsætte nogle minutter til en kort opsummering med teamet. Noter, hvad der fungerede med sidetiderne, om nogle gruppetærskler var sat for lavt eller højt, og om menyinformationen nåede gæsterne tydeligt nok. Disse noter gør, at planen for næste helligdag bygger på faktiske erfaringer, ikke blot sidste års skøn.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis