Slik skriver du en melding til ventelistegjester som ikke skaper tvil
En gjennomgang av fire skriveprinsipper for meldinger til ventelistegjester: hvordan tidspunkt og antall plasser formuleres presist, hvordan fristen knyttes til en konkret handling, og hvordan svarmåten gjøres så enkel at gjesten kan svare med ett ord eller ett klikk.
Meldingen må stå på egne ben
En ventelistegjest leser ofte meldingen uten å ha den opprinnelige samtalen fremme i hodet. Hen husker kanskje at hen sto på venteliste, men ikke nøyaktig hvilken kveld, hvilket antall eller hvilke ord som ble brukt. Meldingen bør derfor gi hele bildet på nytt, uten å vise til tidligere kontakt eller anta at gjesten sitter med samme informasjon som personalet.
Dette betyr at formuleringer som «som avtalt» eller «bordet du spurte om» skaper unødvendig usikkerhet, fordi de forutsetter en detaljkunnskap gjesten kanskje ikke har lenger. En melding som fungerer alene, uten forklaring i etterkant, sparer både gjesten og personalet for en ekstra runde med spørsmål. Skriv hver melding som om den er den første gjesten mottar om saken.
Tidspunkt og antall plasser: skriv tallet, ikke antydningen
Klokkeslett bør alltid skrives som et konkret tall, ikke som en relativ beskrivelse. «I kveld» eller «om en stund» tolkes forskjellig fra person til person, mens «kl. 20:00» ikke kan misforstås. Samme prinsipp gjelder dato dersom meldingen sendes noen dager i forveien - skriv «fredag 14. mars kl. 20:00» i stedet for bare «fredag», som krever at gjesten selv regner seg fram til datoen.
Antall plasser bør nevnes med et eksakt tall, ikke en formulering som «vi har litt plass» eller «noen få bord ledig». En setning som «vi har bord for 2 personer kl. 20:00» gir gjesten alt hen behøver for å svare raskt. Hvis antallet er begrenset til nøyaktig det tallet gjesten opprinnelig oppga, er det verdt å presisere det, slik at gjesten ikke tror hen kan utvide gruppen ved å svare ja.
Frist som en handling, ikke bare et klokkeslett
En frist fungerer best når den knyttes direkte til hva gjesten skal gjøre, ikke bare når fristen inntreffer. «Svar innen kl. 19:15» er tydeligere enn «fristen er kl. 19:15», fordi den første formuleringen forteller gjesten hvilken handling som forventes innen tidspunktet, mens den andre bare beskriver en tidsangivelse uten instruksjon.
Det er også nyttig å nevne konsekvensen kort, slik at gjesten forstår hvorfor fristen finnes. En formulering som «svar innen kl. 19:15, ellers går bordet videre til neste på listen» gir gjesten et konkret bilde av hva som skjer om svaret ikke kommer i tide. Dette fjerner behovet for gjetting og reduserer sjansen for at gjesten svarer for sent fordi fristens betydning var uklar.
Svarmåte: én kanal, minst mulig å skrive
Gjesten bør kunne svare med så lite innsats som mulig, gjerne med ett ord som «ja» eller «nei» i samme kanal meldingen kom fra. Å be gjesten ringe, sende e-post eller bruke en app i tillegg til meldingen skaper unødvendige hindre midt i en tidsbegrenset situasjon. Én tydelig instruksjon om hvordan svaret skal gis, er nok - flere alternativer gjør bare valget tyngre.
Noen restauranter lar gjesten bekrefte via en bookinglenke i stedet for et skriftlig svar, siden gjesten kan bruke lenken uten å opprette konto. Da kan meldingen formuleres som «bekreft bordet via lenken innen kl. 19:15», som gir gjesten en handling å utføre uten å måtte formulere et eget svar. TableBooking tilbyr en gratis oppstart, beskrevet på prissiden.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis