Sådan skriver du en besked til ventelistegæster, der ikke skaber tvivl
En gennemgang af fire skriveprincipper for beskeder til ventelistegæster: hvordan tidspunkt og antal pladser formuleres præcist, hvordan fristen knyttes til en konkret handling, og hvordan svarmetoden gøres så enkel, at gæsten kan svare med et enkelt ord eller et enkelt klik.
Beskeden skal kunne stå alene
En ventelistegæst læser ofte beskeden uden at have den oprindelige samtale i tankerne. Vedkommende kan huske at have stået på venteliste, men ikke nødvendigvis præcis hvilken aften, hvilket antal eller hvilke ord der blev brugt. Beskeden bør derfor give hele billedet på ny, uden at henvise til tidligere kontakt eller antage at gæsten har samme information som personalet.
Det betyder, at formuleringer som «som aftalt» eller «bordet du spurgte om» skaber unødvendig usikkerhed, fordi de forudsætter en detaljkundskab, gæsten måske ikke længere har. En besked, der fungerer alene, uden forklaring bagefter, sparer både gæsten og personalet for en ekstra runde med spørgsmål. Skriv hver besked, som var den den første, gæsten modtager om sagen.
Tidspunkt og antal pladser: skriv tallet, ikke antydningen
Klokkeslæt bør altid skrives som et konkret tal, ikke som en relativ beskrivelse. «I aften» eller «om lidt» tolkes forskelligt fra person til person, mens «kl. 20.00» ikke kan misforstås. Samme princip gælder datoen, hvis beskeden sendes nogle dage i forvejen - skriv «fredag den 14. marts kl. 20.00» i stedet for blot «fredag», som kræver, at gæsten selv regner sig frem til datoen.
Antallet af pladser bør nævnes med et eksakt tal, ikke en formulering som «vi har lidt plads» eller «nogle få borde ledige». En sætning som «vi har bord til 2 personer kl. 20.00» giver gæsten alt, hen behøver for at svare hurtigt. Hvis antallet er begrænset til præcis det tal, gæsten oprindeligt angav, er det værd at præcisere det, så gæsten ikke tror, hen kan udvide gruppen ved at svare ja.
Frist som en handling, ikke bare et klokkeslæt
En frist fungerer bedst, når den knyttes direkte til, hvad gæsten skal gøre, ikke kun til hvornår fristen indtræder. «Svar inden kl. 19.15» er tydeligere end «fristen er kl. 19.15», fordi den første formulering fortæller gæsten, hvilken handling der forventes inden tidspunktet, mens den anden blot beskriver en tidsangivelse uden instruktion.
Det er også nyttigt kort at nævne konsekvensen, så gæsten forstår, hvorfor fristen findes. En formulering som «svar inden kl. 19.15, ellers går bordet videre til den næste på listen» giver gæsten et konkret billede af, hvad der sker, hvis svaret ikke kommer i tide. Dette fjerner behovet for gætteri og reducerer risikoen for, at gæsten svarer for sent, fordi fristens betydning var uklar.
Svarmetode: én kanal, mindst muligt at skrive
Gæsten bør kunne svare med så lidt indsats som muligt, gerne med et enkelt ord som «ja» eller «nej» i samme kanal, beskeden kom fra. At bede gæsten ringe, sende e-mail eller bruge en app ud over beskeden skaber unødvendige forhindringer midt i en tidsbegrænset situation. Én tydelig instruktion om, hvordan svaret skal gives, er nok - flere alternativer gør blot valget tungere.
Nogle restauranter lader gæsten bekræfte via et bookinglink i stedet for et skriftligt svar, da gæsten kan bruge linket uden at oprette en konto. Så kan beskeden formuleres som «bekræft bordet via linket inden kl. 19.15», hvilket giver gæsten en handling at udføre uden at skulle formulere et eget svar. TableBooking tilbyder en gratis opstart, som er beskrevet på prissiden.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis