Hva bør stå i bookingbekreftelsen – og i hvilken rekkefølge?
En konkret prioritering av innholdet i restaurantens bookingbekreftelse: tidspunkt, antall, adresse, endringsmulighet, praktisk informasjon og menylenke, og hvorfor rekkefølgen er like viktig som innholdet selv.
Hvorfor rekkefølgen i bekreftelsen har betydning
De fleste gjester leser en bookingbekreftelse i noen få sekunder, ofte på mobilen mens de gjør noe annet. Hvis den viktigste informasjonen ligger nederst i en lang tekst, blir den lett oversett. Rekkefølgen på innholdet avgjør derfor om gjesten faktisk sitter med riktig informasjon etterpå, eller bare har skummet gjennom en bekreftelse uten å registrere detaljene.
Når en bekreftelse er rotet sammen uten tydelig prioritering, kan gjesten oppleve å måtte ta kontakt med restauranten for å avklare noe som egentlig allerede stod der. Hvor ofte dette skjer, og hvor mye tid det tar fra andre oppgaver, er noe hver restaurant bør vurdere ut fra egne rutiner og bemanning. En fast struktur gjør i alle fall svaret lettere å finne for gjesten selv.
De tre første elementene gjesten leser: tidspunkt, antall og adresse
Tidspunktet skal stå først, og det skal stå tydelig – ikke gjemt i en setning sammen med annen informasjon. Skriv dato, klokkeslett og eventuelt hvor lenge bordet er reservert for, hvis restauranten opererer med faste sittetider. Dette er det gjesten leser først for å bekrefte at bookingen faktisk gjelder riktig dag, og det bør derfor stå alene, godt synlig, øverst i teksten.
Rett etter tidspunktet kommer antall gjester, slik at eventuelle feil i bestillingen fanges opp umiddelbart av gjesten selv. Deretter følger adressen, med gateadresse og eventuelt hvilken inngang som skal brukes hvis restauranten har flere. For gjester som ikke kjenner stedet fra før, er en presis adresse mer nyttig enn et generelt stedsnavn de må søke opp selv.
Det gjesten trenger etterpå: endringsmulighet, praktisk informasjon og menylenke
Etter de tre første punktene bør bekreftelsen vise hvordan gjesten endrer eller avbestiller bookingen, med en direkte lenke eller et tydelig kontaktpunkt. Dette bør stå tidlig nok til at gjesten faktisk ser det, ikke som en bisetning helt til slutt. Om en synlig endringsmulighet fører til at flere justeringer kommer inn i tide, er noe restauranten selv må vurdere ut fra egen erfaring.
Praktisk informasjon som parkering, kleskode eller merknad om trapper og tilgjengelighet kommer naturlig etter endringsmuligheten, fordi det er nyttig, men ikke avgjørende for om gjesten møter opp riktig sted til riktig tid. Menylenken plasseres sist i denne delen. Den er et pluss for gjesten som vil planlegge måltidet, men den skal aldri konkurrere med tidspunkt, antall eller adresse om oppmerksomheten øverst i teksten.
Fra prioritering til fast mal
Når rekkefølgen er bestemt, er neste steg å låse den som en fast mal restauranten bruker for alle bookinger, i stedet for å skrive bekreftelsen fra bunnen hver gang. En fast mal gjør det også enklere å oppdatere ett element, som en ny parkeringsløsning, uten å måtte tenke gjennom hele teksten på nytt hver gang noe endrer seg i driften.
I TableBooking kan restauranten sette opp bookinglenken gjester bruker uten å opprette konto, og selv konfigurere åpningstider, kapasitet og bord i dashboardet, der bookinger, gjester og bordkart vises samlet. Grensesnittet finnes på norsk, svensk, dansk og engelsk, slik at restauranten kan holde egen mal for bekreftelsen tilpasset dette, og heller bruke tiden på formuleringene som beskrevet ovenfor.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto og bygg opp bord, åpningstider og bookinglenke i ditt eget tempo.
Start gratis