Hvad skal stå i bookingbekræftelsen – og i hvilken rækkefølge?
En konkret prioritering af indholdet i restaurantens bookingbekræftelse: tidspunkt, antal, adresse, ændringsmulighed, praktisk information og menulink, og hvorfor rækkefølgen er lige så vigtig som indholdet selv.
Hvorfor rækkefølgen i bekræftelsen har betydning
De fleste gæster læser en bookingbekræftelse i få sekunder, ofte på mobilen mens de gør noget andet. Hvis den vigtigste information ligger nederst i en lang tekst, bliver den let overset. Rækkefølgen på indholdet afgør derfor, om gæsten faktisk sidder med korrekt information bagefter, eller blot har skimmet en bekræftelse uden at registrere detaljerne.
Når en bekræftelse er rodet sammen uden tydelig prioritering, kan gæsten opleve at skulle kontakte restauranten for at få afklaret noget, der egentlig allerede stod der. Hvor ofte dette sker, og hvor meget tid det tager fra andre opgaver, er noget hver restaurant bør vurdere ud fra egne rutiner og bemanding. En fast struktur gør i hvert fald svaret lettere at finde for gæsten selv.
De tre første elementer gæsten læser: tidspunkt, antal og adresse
Tidspunktet skal stå først, og det skal stå tydeligt – ikke gemt i en sætning sammen med anden information. Skriv dato, klokkeslæt og eventuelt hvor længe bordet er reserveret, hvis restauranten opererer med faste sidetider. Dette er det, gæsten læser først for at bekræfte, at bookingen faktisk gælder den rigtige dag, og det bør derfor stå alene, godt synligt, øverst i teksten.
Lige efter tidspunktet kommer antallet af gæster, så eventuelle fejl i bestillingen fanges op omgående af gæsten selv. Derefter følger adressen, med gadeadresse og eventuelt hvilken indgang der skal bruges, hvis restauranten har flere. For gæster, der ikke kender stedet fra før, er en præcis adresse mere nyttig end et generelt stedsnavn, de selv skal søge op.
Det gæsten har brug for bagefter: ændringsmulighed, praktisk information og menulink
Efter de tre første punkter bør bekræftelsen vise, hvordan gæsten ændrer eller afbestiller bookingen, med et direkte link eller et tydeligt kontaktpunkt. Dette bør stå tidligt nok, at gæsten faktisk ser det, ikke som en bisætning helt til sidst. Om en synlig ændringsmulighed fører til, at flere justeringer kommer ind i tide, er noget restauranten selv må vurdere ud fra egen erfaring.
Praktisk information som parkering, dresscode eller bemærkning om trapper og tilgængelighed kommer naturligt efter ændringsmuligheden, fordi det er nyttigt, men ikke afgørende for, om gæsten møder op det rigtige sted til rette tid. Menulinket placeres sidst i denne del. Det er et plus for den gæst, der vil planlægge måltidet, men det skal aldrig konkurrere med tidspunkt, antal eller adresse om opmærksomheden øverst i teksten.
Fra prioritering til fast skabelon
Når rækkefølgen er fastlagt, er næste skridt at låse den som en fast skabelon, restauranten bruger til alle bookinger, i stedet for at skrive bekræftelsen fra bunden hver gang. En fast skabelon gør det også nemmere at opdatere et enkelt element, som en ny parkeringsløsning, uden at skulle gennemtænke hele teksten igen, hver gang noget ændrer sig i driften.
I TableBooking kan restauranten sætte bookinglinket op, som gæster bruger uden at oprette konto, og selv konfigurere åbningstider, kapacitet og borde i dashboardet, hvor bookinger, gæster og bordkort vises samlet. Grænsefladen findes på norsk, svensk, dansk og engelsk, så restauranten kan holde sin egen skabelon for bekræftelsen tilpasset dette, og i stedet bruge tiden på formuleringerne som beskrevet ovenfor.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Start med en gratis restaurantkonto, og opret borde, åbningstider og bookinglink i dit eget tempo.
Start gratis