Vad bör stå i bokningsbekräftelsen – och i vilken ordning?
En konkret prioritering av innehållet i restaurangens bokningsbekräftelse: tidpunkt, antal, adress, ändringsmöjlighet, praktisk information och menylänk, och varför ordningen är lika viktig som innehållet i sig.
Varför ordningen i bekräftelsen har betydelse
De flesta gäster läser en bokningsbekräftelse på några sekunder, ofta i mobilen medan de gör något annat. Om den viktigaste informationen ligger längst ner i en lång text blir den lätt förbisedd. Ordningen på innehållet avgör därför om gästen faktiskt sitter med rätt information efteråt, eller bara har skummat igenom en bekräftelse utan att registrera detaljerna.
När en bekräftelse är rörig och saknar tydlig prioritering kan gästen behöva kontakta restaurangen för att klargöra något som egentligen redan stod där. Hur ofta detta sker, och hur mycket tid det tar från andra uppgifter, är något varje restaurang bör bedöma utifrån egna rutiner och bemanning. En fast struktur gör i alla fall svaret lättare att hitta för gästen själv.
De tre första elementen gästen läser: tidpunkt, antal och adress
Tidpunkten ska stå först, och den ska stå tydligt – inte gömd i en mening tillsammans med annan information. Skriv datum, klockslag och eventuellt hur länge bordet är reserverat, om restaurangen har fasta sittningstider. Detta är det gästen läser först för att bekräfta att bokningen faktiskt gäller rätt dag, och det bör därför stå ensamt, väl synligt, högst upp i texten.
Direkt efter tidpunkten kommer antal gäster, så att eventuella fel i bokningen fångas upp omedelbart av gästen själv. Därefter följer adressen, med gatuadress och eventuellt vilken entré som ska användas om restaurangen har flera. För gäster som inte känner till stället sedan tidigare är en exakt adress mer användbar än ett generellt platsnamn de själva måste söka upp.
Det gästen behöver därefter: ändringsmöjlighet, praktisk information och menylänk
Efter de tre första punkterna bör bekräftelsen visa hur gästen ändrar eller avbokar bokningen, med en direkt länk eller en tydlig kontaktväg. Detta bör stå tidigt nog för att gästen faktiskt ska se det, inte som en bisats längst ner. Om en synlig ändringsmöjlighet leder till att fler justeringar kommer in i tid är något restaurangen själv måste bedöma utifrån egen erfarenhet.
Praktisk information som parkering, klädkod eller anmärkning om trappor och tillgänglighet kommer naturligt efter ändringsmöjligheten, eftersom det är nyttigt men inte avgörande för att gästen ska komma till rätt plats i rätt tid. Menylänken placeras sist i denna del. Den är ett plus för gästen som vill planera måltiden, men den ska aldrig konkurrera med tidpunkt, antal eller adress om uppmärksamheten högst upp i texten.
Från prioritering till fast mall
När ordningen är fastställd är nästa steg att låsa den som en fast mall restaurangen använder för alla bokningar, i stället för att skriva bekräftelsen från grunden varje gång. En fast mall gör det också enklare att uppdatera ett enskilt element, som en ny parkeringslösning, utan att behöva tänka igenom hela texten på nytt varje gång något ändras i driften.
I TableBooking kan restaurangen sätta upp bokningslänken gäster använder utan att skapa konto, och själv konfigurera öppettider, kapacitet och bord i dashboarden, där bokningar, gäster och bordskarta visas samlat. Gränssnittet finns på norska, svenska, danska och engelska, så att restaurangen kan hålla en egen mall för bekräftelsen anpassad till detta, och i stället lägga tiden på formuleringarna som beskrivits ovan.
Vill du se hur det fungerar i praktiken?
Börja med ett kostnadsfritt restaurangkonto och bygg upp bord, öppettider och bokningslänk i din egen takt.
Starta gratis